条码技术在行政事业单位固定资产管理中的应用

固定资产是企业资产的重要组成部分，是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。近些年出现的固定资产管理软件，虽然在很大程度上解决了手工记账方式的问题，多数系统采用手工方式录入数据，不仅速度慢、易产生错误，而且存在资产管理中产实物与账务信息脱节的严重问题，难以满足管理的需要。

科学地管理好固定资产是一项基础性的工作，结合条码技术可以使得固定资产的管理变得轻松简单。在固定资产管理中，条码的作用主要是实现快速、准确的数据采集。具有速度快正确率高、易于制作、成本低的特点，极大地简化了作业，提高了工作效率。

一、行政事业单位固定资产管理系统

固定资产是维系正常营运的必要条件，结构是否合理，使用是否有效，核算是否正确，直接关系到资产实物管理和财务核算。因此加强对固定资产的管理，可以保护固定资产的安全、完整，提高其使用效率，充分发挥其效能，节约资金。

以某区政府为例，最近准备将2个区合并成一个区，为防止国有资产的流失，达到优化配置，提高使用效益，节约国家财政开支等目的，决定使用固定资产管理系统进行资产管理，具体操作如下：

1、为确保资产的原始数据，在系统和建档卡片上增加“资产归属”字段。该字段有2种状态：0和1，表示“xx区”和“yy区”。系统 的录 入 中可 以进 行选择 ，卡片显示方式 为：一个多选框，文字为 ：XX 区资 产。该项选 中时表示该资 产是 X X 区的 ，未 选中时 为Y Y区的。

2、查询、报表、盘点界面增加一个下拉列表。内容为：区(XX区、YY区)并可以按所的内容进行统计。其中选择“区”时，相当干选择所有资产。

3、固定资产卡片设置成两类分房产类和非房产类(附卡)。

4、根据行政事业单位细则修改“购置方式”和以购置方式计的相关报表。购置方式：预内、预算外、自筹、调拨、捐赠盘盈、其它。

5、修改“固定资产月统计报二”和“固定资产分类统计年表”。格式见“固定资产分类统年报表．xls”。其中购入合计=预内+预算外+自筹。

6、修改“退出方式”和以退方式统计的相关报表。退出方式报废、转让、盘亏、失效、捐赠调出。

7、加入“面积”字段，格式“固定资产盘亏明细表．xls”，增加印预览，尤其是在“综合查询”中。

8、增设二级操作员权限管总部分二个级别的操作员，个可以看到和操作下级单位的产，另一个只能看到和操作本单的资产。

为确保全区固定资产系统录入的数据和财务部登录保留相关数据是一致的，区固定资产理领导小组对固定资产原值或估值及其在此基础上计算得出固定资产折旧，资产的数量，录的数据和时间，固定资产报废等项和所属单位财务部门进行协调沟通和统一。

行政事业单位固定资产管实施办法相关制度及规章已制定资产的录入及条码粘贴工作，负责人明确；资产的报废，转移，用手续的制定及完善；原有同资产建档的规定及相应措施。区所属单位资产管理部门供资产分类、资产所属部门、资保管人等。

项目组和XX区固定产管理领导小组精心组织，分23批对区所属单位资产保管员及关人员进行系统培训(系统的架和操作)再进入实施阶段。

二、系统的实施

系统流程图

1．资产信息录A．固定资产的分类及增固定资产管理系统中，所有固定资产是完全按照国家标准进划分和归类的。用户也可根据实情况重新定义。对于一些特定的定资产如：HUB的划分，有可是通讯设备使用的，也有可能是网络设备中使用的，所以我们要系统录入时作统一的归类。同时着时间的推移还有可能会出现一新的固定资产设备，对于这类固资产的录入就需要进行固定资产别的创建。在软件使用初期，建在资产录入之前，使用查询功能查询此资产的分类情况，要与以前的分类一致。

资产录入首先虑名称，从名称上虑用途，有特殊名或用途的资产要“备注”或“说明”指明，每条资产录时要落实到具体品牌、型号和类型比如“惠普6L激光印机”，此名称将映在标签上，要一了然，不能只写“普”，避免同类产过多时产生分歧，法区分型号而影效率。

B．行政机构所部门和企事业有所同，可在部门设置增加和减少。

C．固定资产保人明确。固定资产管人要落实到位，个部门可指定一人，负责保管部门的所有资产，互相借用时由此人经手，落实到书面上。

D．使用期限与折旧月使用期限与折旧月份可以同，以财务部门规定为准。行政构的折旧方式不同于企事业，折率可根据具体的规定填人。

E．字符输入状2．资产录入时要注意字符入状态，有些地方只能输入数字。

3．经审核后按部门产生资条码及资产明细4．资产条码标签粘贴(带条码标签及相关明细表5．盘点流程和注意事A．在资产盘点之前需要把部门资产信息下载到条码阅读中，然后带上固定资产盘点表，可以把该部门的所有资产报表印出来，以便现场查询。现场盘时盘盈的资产阅读器会提示，上与保管人联系，询问原因，纪在固定资产盘点表。全部盘点成后，利用阅读器的查询功能，询“异常”和“未盘点”信息，有此情况马上与保管人联系，另外一张固定资产盘点表上记所有资产的盘亏的信息，回来录入，按照记录内容进行数调整，在“添加”、“删除”、“转移”

中对需要调整的资产进行调整。

B．针对性的设计第一次和二次固定资产的盘点表格。在固资产的盘点过程中第一次进行定资产盘点时，我们会了解到固具体名称、所在的部门、现在使的状况等等。而对于第二次固定产盘点时，会有我们在第一次固资产盘点过程中不能准确反应定资产所在的部门需要我们做应的资产调整，这个时候我们需根据实际的情况进行固定资产转移。

C．规范系统实施过程中关文档。在固定资产管理系统实施中，有很多固定资产盘盈亏的数据，对于这些固定资产数据，我f『J现场的系统实施工师，往往认为固定资产盘盈盘的数据，不是特别多，已经做相关的数据记载，而没有对记的数据进行统一，保存、整理，果导致在最终我们进行固定资定资产汇总时，数据无法对平。